A Salesforce tornou-se uma potência global de software empresarial ao oferecer um conjunto robusto e abrangente de ferramentas para o gerenciamento de relacionamentos de clientes, tanto existentes quanto potenciais.
O advento da Salesforce permitiu que mais de 150 mil empresas abandonassem suas ferramentas proprietárias de relacionamento com o cliente em favor do poderoso software baseado em nuvem da Salesforce. No entanto, essa mudança para a nuvem não é isenta de desafios. Com alguns dos dados mais importantes da sua empresa armazenados na nuvem agora, a TI não tem mais o controle sobre esses dados, e nem a visibilidade do funcionamento do software da Salesforce. Isso gera grandes problemas, porque não implicam apenas sobre a TI, por não terem ideia da perda ou corrupção dos dados existentes na plataforma da Salesforce, mas também porque nem a TI e nem os administradores do Salesforce podem quantificar os impactos negativos que essa perda ou corrupção de dados possam trazer para seu negócio.
Seus dados estão seguros? O que acontece com seus dados se o servidor em que estão armazenados falhar? Quem é responsável por criar, manter e restaurar backups de dados?
Essas são perguntas importantes e estamos aqui para respondê-las.
A importância dos dados do Salesforce
Neste Capítulo
- Conheceremos a importância dos dados e metadados do Salesforce
- Entenderemos quem é responsável por seus dados do Salesforce
O Salesforce pode parecer simples para o usuário intermediário, mas há muita coisa envolvida em uma implantação do Salesforce. Depois de começar a ajustar o Salesforce com integrações, personalizações e outros recursos necessários para o seu negócio, ele pode se tornar um aplicativo extremamente complexo (e, portanto, fácil de ter problemas). E em qualquer implantação do Salesforce, os dados que ele contém são de vital importância para sua organização, portanto, merecem proteção.
“Os dados críticos” estão indo para Nuvem
“Os dados críticos” é um termo muito utilizado, e podemos também usá-lo para descrever seus dados do Salesforce. Esses dados são tão vitais quanto qualquer outro servidor ou aplicativo local ou em nuvem que você gerencia, por isso precisa de uma estratégia de backup robusta. E deixe-me adivinhar: você provavelmente não faz backup porque está na nuvem, certo?
Neste artigo, você aprenderá sobre os riscos para seus dados do Salesforce e verá que ter backups robustos permite reparar a perda de dados do Salesforce, além da reparação de erros de corrupção de dados com rapidez e precisão, o que pode salvar sua sanidade — e seu trabalho!
Quem é responsável por seus dados do Salesforce?
Quando as empresas consideram, pela primeira vez, migrar seu gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para o Salesforce, uma das suposições é que todos os dados movidos ou criados no ambiente de nuvem do Salesforce são protegidos automaticamente. Certamente pensam que o Salesforce protege os dados usando backups instantâneos, redundância de dados ou algo assim.
Porém, quando descobrem que os backups não são automáticos, as pessoas ficam surpresas, depois em choque, perguntando confusamente "Como pode ser?".
O Salesforce usa redundância de dados e outros mecanismos para cuidar dos servidores e outras infraestruturas que hospedam seu ambiente. Afinal, eles são responsáveis pelo tempo de atividade do serviço de nuvem pelo qual você pagou. Mas seus dados, customizações, integrações, metadados, relatórios, arquivos e códigos customizados são de sua inteira responsabilidade.
Compreendendo Dados e Metadados
Os metadados do Salesforce incluem itens como conjuntos de valores, campos personalizados, layouts de páginas, dashboards e até triggers e classes de Apex. Restaurando os dados do Salesforce sem restaurar os metadados, significa que o ambiente do Salesforce irá funcionar precariamente ou até não funcionará! E muito do que foi perdido ou corrompido pode não ter correção.
Compreensão dos riscos de dados do Salesforce
Neste capítulo
- Iremos entender a inerente fragilidade dos dados do Salesforce
- Aprenderemos a lidar com os riscos humanos associados aos dados do Salesforce
- Daremos uma olhada nos maus hábitos de dados
No Capítulo 1, mencionamos que muitas pessoas que iniciaram com a solução da Salesforce estão surpresas por não haver um backup automático dos dados da organização de forma prática ao administrador. Esta surpresa fica ainda pior quando é detalhado os riscos por estes dados residirem dentro da infraestrutura do Salesforce.
Felizmente, você poderá ver ao decorrer deste artigo, quais passos você poderá dar a fim de reduzir ou até eliminar os riscos mencionados neste capítulo.
Entendendo os riscos humanos para os dados do Salesforce
Mesmo que todos os dados do Salesforce residam na nuvem, isso não significa você não deve se preocupar acerca de falhas e erros gerados pelos seus próprios usuários. Na verdade, muitos casos de corrupção ou perda dos dados do Salesforce, nos trazem até o bom e velho erro humano. Aqui estão apenas alguns cenários a serem considerados:
Erros do administrador do Salesforce: Os administradores contam com ferramentas integradas do Salesforce, que se torna muito fácil a inserção ou atualização de dados de uma forma dinâmica em um ambiente de produção. Porém, se essa operação resulta em algum erro, ela poderá arruinar todo o relacionamento e a integridade dos dados.
Erros dos desenvolvedores do Salesforce: A linguagem Apex dá aos desenvolvedores um excelente poder. No entanto, os desenvolvedores trabalham regularmente com configurações, fluxos de trabalho e fórmulas extremamente complexas. O menor erro cometido poderá criar grandes estragos nos objetos do Salesforce. Para grandes corporações, a mudança das configurações deve ocorrer diariamente, e a pressão por parte do negócio para realizar essas mudanças rapidamente poderá levar os desenvolvedores a ignorar protocolos de entrega padrão, que objetivam a segurança.
Usuários Super-Privilegiados: é infelizmente comum encontrarmos usuários de Marketing, Vendas ou de Finança com acesso de administrador no Salesforce, especialmente em empresas menores. Sem o conhecimento profundo de um verdadeiro administrador do Salesforce, esses usuários privilegiados podem causar danos enormes e até irreversíveis.
Erros dos usuários do Salesforce: Até mesmo os usuários sem permissões administrativas podem causar danos, e até mais do que você poderia imaginar, e você não poderá restaurar todos esses dados da lixeira se sentir a ausência dos dados após a lixeira ser limpa, ou seja, após o período de retenção passar.
Usuários maliciosos: funcionários descontentes podem, com apenas alguns cliques, substituir ou corromper dados preciosos da organização e de clientes. Imagina o estrago que um executivo de vendas poderia fazer caso esteja saindo para um concorrente e esteja mantendo suas contas sem fazer o repasse.
Entendendo outros riscos de dados
- Com as ferramentas do Salesforce, como o Data Loader e Apex, administradores, desenvolvedores e outros membros da sua equipe de operações do Salesforce podem executar um número de operações de dados, incluindo inserções em grande escala de novos dados, atualizações em massa dos dados, inserções com atualizações combinadas e exclusões em massa de registros desnecessário. Uma operação de dados comum do Salesforce é a fusão de dados, que partem de diversas fontes, como por exemplo, informações de conta e informações de contato, gerando uma fonte única com todas essas informações. Se você cometer um erro, poderá não conseguir separá-los depois!
- O Data Loader e as ferramentas semelhantes facilitam a interação com os dados do Salesforce, um administrador ou desenvolvedor poderá usar essas ferramentas para modificar milhares de registros em apenas alguns segundos. Infelizmente, por mais que isso seja uma facilidade, ela poderá gerar problemas por erros cometido involuntariamente ou propositalmente.
- Um caso particular para operações de exclusão, em que um administrador pode escolher (ou implementar acidentalmente) uma exclusão definitiva, em que os dados não são enviados para a Lixeira (onde podem ser recuperados por até 15 dias), mas são, em vez disso, deletado permanentemente!
- Outra fonte de perda ou corrupção de dados vem das centenas de plug-ins e opções de integração do Salesforce, que alteram ou movem os dados. Muitos desses plugins ou integrações lançam atualizações de dados regularmente, e mesmo assim a perda ou corrupção de dados ou metadados é comum.
Acidentes de dados acontecem
Nós todos cometemos erros de vez em quando, e quando acontece algum desses eventos abaixo, os danos podem ser grandes:
- Quando alguém exclui dados indevidamente
- Quando alguém pensa que um recurso está protegido, mas não está
- Quando alguém desconhece a necessidade de proteção dos dados
- Quando alguém modifica os dados indevidamente
- Quando um erro de script do Apex apaga ou modifica os dados acidentalmente
- Quando há uma má configuração dos recursos do Salesforce
Os riscos da má higiene dos dados
Se você não configurar seus recursos do Salesforce corretamente, você corre o risco de perda, exposição, roubo ou sequestro dos seus dados. Aqui estão alguns riscos a serem considerados:
- Um administrador pode identificar campos ou conjuntos de dados duplicados, incorretos ou desnecessários. No entanto, sabendo da fragilidade dos dados do Salesforce, se o administrador não faz nada porque tem medo de que a exclusão do recurso possa causar um problema maior, qual a lição que você leva desse caso? Evite a dispersão de dados e eventuais despesas, mantendo o Salesforce limpo e organizado.
- Não usar o princípio de privilégio mínimo ao atribuir permissões. Se, ao invés de atribuir apenas as permissões necessárias a um usuário ou grupo, você atribuir níveis mais altos de privilégios, é provável que esses privilégios extras sejam utilizados inadvertidamente em alguma operação que não deveria ocorrer, podendo trazer até consequências incalculáveis.
- Expor senhas em scripts ou em outros arquivos que podem ser visualizados por usuários não autorizados. A autenticação através de scripts está sujeita apenas a trazer mais problemas.
- Falha ao revogar permissões de usuário em tempo hábil quando essas permissões não são mais necessárias para um usuário.
- Não seguir as práticas recomendadas ao implementar códigos personalizados no Salesforce. Por exemplo, em vez de testar seu código em um ambiente de sandbox ou um ambiente de homologação, você implanta o código direto em seu ambiente de produção. Dessa forma você estará pedido para ter mais problemas!
Tornando seus dados do Salesforce robustos e resilientes
Neste capítulo
- Criação de um plano de backup e recuperação
- Aprendendo sobre as soluções de backup nativas do Salesforce
- Colocando juntos uma estratégia de backup ideal
As ameaças que afrontam os seus dados do Salesforce são muitas, mas você não precisa deixar que essas ameaças estraguem seu dia. Com um pouco de planejamento antecipado, apenas um toque de paranoia saudável e a convicção de que seus dados do Salesforce são críticos o suficiente para merecer proteção, você pode montar um plano robusto e resiliente para proteger seus dados e manter seus negócios funcionando.
Verificando as soluções de backup da Salesforce
Quer saber o segredo do gerenciamento dos dados do Salesforce sem estresse? É apenas uma palavra: backups. Se você tiver seus dados em backup, pode relaxar sabendo que tem uma maneira de se recuperar quando ocorrer um desastre.
O Salesforce oferece vários métodos para implementar backups. Para os dados, o Salesforce oferece os seguintes itens:
Data Loader: Utilize o assistente de exportação da ferramenta Data Loader para exportar um objeto do Salesforce para um arquivo de valores separados por vírgula (CSV). Desvantagens: Suporta apenas backups manuais e exporta apenas um objeto por vez.
Data Export Service: faça backup de seus dados do Salesforce em arquivos CSV semanalmente ou mensalmente (algumas edições do Salesforce oferecem apenas backups mensais). Você também pode realizar backups manuais conforme necessário. Desvantagem: A única maneira de fazer backup com mais frequência do que semanalmente é realizar as exportações manualmente.
Report Export: exporte os dados subjacentes a um relatório do Salesforce para um arquivo do Excel (.xlsx ou .xls) ou um arquivo CSV. Desvantagens: Suporta apenas backups manuais e as exportações detalhadas são limitadas a 100.000 linhas e 100 colunas.
Além das desvantagens específicas que mencionamos para cada ferramenta de backup de dados, há um grande ponto negativo associado a todas elas: os backups são todos em arquivos CSV! Se você precisar restaurar seus dados, terá que vasculhar esses arquivos CSV, o que não será tão prático.
Para os metadados, o Salesforce oferece os seguintes itens:
Change Sets: Copie os metadados do Salesforce de seu ambiente de produção para outro ambiente do Salesforce, como um sandbox ou um ambiente de homologação. Desvantagem: Suporta apenas operações manuais.
New Sandbox: Crie um sandbox novo, que copia automaticamente os metadados do seu ambiente de produção para o novo ambiente do sandbox. Desvantagem: a criação do novo sandbox pode levar vários dias, portanto, os metadados do ambiente sandbox podem não ser um reflexo preciso dos metadados do seu ambiente de produção atual.
Ant migration tool: use a linha de comando para recuperar metadados de um ambiente do Salesforce. Desvantagens: Complexo de usar e suporta apenas recuperações manuais.
Além das desvantagens específicas que falamos para cada ferramenta de backup dos metadados, um problema maior é que nenhuma dessas ferramentas oferece uma maneira fácil de recuperar metadados específicos em caso de perda ou corrupção de dados.
Esses métodos oferecem vários graus de utilidade e eficiência, mas algum deles poderia ser a solução ideal para os seus dados?
A criação de uma estratégia de backup robusta e resiliente requer uma solução de backup de terceiros, desenvolvida especificamente para o backup e recuperação do Salesforce.
Configurando uma estratégia de backup otimizada
Ao decidir qual solução de backup usar para seus dados do Salesforce, você deverá levar em consideração a análise desses pontos:
Backups completos são obrigatórios: em sua essência, o Salesforce é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional e até mesmo implantações modestas do Salesforce são uma rede complexa de relacionamentos em cascata entre objetos. Fazer backup de apenas alguns dos objetos mais “importantes” simplesmente não funcionará.
Um backup completo inclui os metadados: para reconstruir uma casa, você pode ter os suprimentos necessários, mas sem projetos detalhados, tudo o que você realmente tem são pilhas de madeira, drywall e tijolos. Os metadados do Salesforce são análogos a esses esquemas. Se seu backup não incluir os metadados, tudo o que você pode restaurar são coleções de objetos desconectados, como contas, leads e contatos.
Crie um agendamento de backup automatizado: contar com backups manuais é apenas um pouco melhor do que não fazer backup, porque os backups manuais não são feitos ou não são feitos com a frequência suficiente. Um aspecto crucial de sua estratégia de backup é criar um agendamento de backup e, em seguida, configurar os seus backups para serem executados automaticamente.
A frequência de backup deve corresponder à frequência de alteração de dados: quanto mais lenta for a taxa de alteração de um objeto do Salesforce, com menos frequência você precisará fazer backup desse objeto. Olhando por outra perspectiva, se sua implantação do Salesforce incluir objetos críticos que mudam com frequência, sua frequência de backup para esses objetos deve ser compatível. Para atender a uma meta de RPO para um objeto que muda várias vezes ao dia, um backup semanal não fará o trabalho. Alguns objetos do Salesforce podem precisar de backup a cada 60 segundos.
Permitir restaurações de dados granulares: uma grande catástrofe pode exigir que você restaure todo seu ambiente do Salesforce, mas a maioria dos cenários de perda ou corrupção de dados envolve apenas alguns itens a nível de objeto, registro ou campo. Restaurar mais do que foi perdido ou corrompido pode substituir dados íntegros. Sua estratégia requer a capacidade de realizar restaurações granulares conforme necessário para recuperar apenas os dados que foram perdidos ou corrompidos.
Isole seus backups: ter backups armazenados junto com seu ambiente de produção é apenas um problema. Se esse ambiente falhar ou sucumbir a uma ameaça interna ou externa, seus backups também falharão, retardando (ou mesmo impedindo) a recuperação.
Torne os backups portáteis e acessíveis: seus backups devem ser facilmente movidos entre a plataforma Salesforce e sua rede local ou seu ambiente de nuvem separada. Você deve ter total transparência e controle sobre seus backups, seja ou não um problema de conformidade de dados para sua empresa.
Dependendo das especificidades do seu ambiente do Salesforce, talvez não seja possível atender até mesmo a alguns desses requisitos de backup usando apenas as ferramentas de backup nativas.
Um produto bem projetado permite que você faça:
- Backup seguro dos dados e dos metadados do Salesforce em qualquer local que você especificar;
- Definir configurações flexíveis de agendamento e retenção de backup no nível do objeto;
- Backup contínuo de seus dados a cada 60 segundos;
- Restaurar rapidamente os dados do Salesforce, incluindo opções para restauração nos níveis de hierarquia (pai/filho), campo e metadados;
- Proteger contra erros humanos e problemas de integração;
- Simplificar a conformidade de dados do Salesforce.
Dez práticas recomendadas para o Backup do Salesforce
Neste capítulo
- Automatizando, agendando, separando e criptografando backups
- Revogando o acesso de backup e restaurando hierarquias e metadados
Mesmo que você tenha uma estratégia de backup ideal (como discuto no Capítulo 3), isso não significa que você ter a tarefa “verificar dados seguros do Salesforce” em sua lista de tarefas. Se você leva a sério a segurança dos dados do Salesforce (e sabemos que você leva), aqui estão mais algumas práticas recomendadas a serem consideradas:
Automatize seus backups: Quando você trabalha em um documento na nuvem, ele é salvo automaticamente. Isso não é bom? Não é muito mais fácil do que ter que lembrar de salvar seu trabalho com frequência? Agora aplique essa boa sensação aos seus dados do Salesforce. Ou seja, automatize seus backups de dados do Salesforce para ter tranquilidade instantânea.
Crie um agendamento de backup que funcione para você: Saiba com que frequência seus dados do Salesforce são alterados e, em seguida, configure uma programação de backup variável que reflita essa frequência para cada objeto. Dito isso, observe que quase todas as implantações do Salesforce devem ter no mínimo backups completos diários.
Compare um backup com a produção: O ideal é que você possa olhar dentro de sua instância de produção e seu backup, fazendo uma comparação, para identificar o que está faltando e restaurar apenas os componentes que estão faltando ou que foram alterados recentemente.
Separe seu backup da plataforma: Seu backup do Salesforce deve ser separado da plataforma Salesforce. Dessa forma, mesmo nos raros casos em que o próprio Salesforce fica indisponível, seus dados permanecem seguros e podem ser recuperados rapidamente.
Revogue o acesso aos dados quando não forem mais necessários: Uma variação do princípio de privilégio mínimo pode ser chamada de “sem privilégio”. Ou seja, quando um usuário não precisar mais de acesso aos dados da nuvem (por exemplo, ao sair ou ser demitido), você deve revogar imediatamente o acesso desse usuário aos dados.
Prepare seus backups para o futuro: Se você estiver procurando soluções de backup de terceiros para o Salesforce, cuidado com produtos com abordagens não prescritivas que bloqueiam os dados e não são dimensionados. Em vez disso, procure uma solução que ofereça flexibilidade de dados e a escalabilidade necessária para lidar com o crescente volume de dados da sua organização.
Faça backup e restaure suas hierarquias pai/filho do Salesforce: A capacidade de designar contas como filhas de contas pai por meio do recurso Hierarquia de conta externa é extremamente útil para muitas implantações do Salesforce. Certifique-se de que você pode fazer backup e restaurar suas hierarquias.
Facilidade na usabilidade: Quando chegar a hora de restaurar dados perdidos ou corrompidos, certifique-se de que a interface de restauração seja fácil de usar para que você possa recuperar seus dados rapidamente sem causar mais danos. Deve ser fácil fazer seleções de restauração granular para que você restaure apenas os dados perdidos ou corrompidos.
Restaure dados e os metadados juntos: Qualquer procedimento de restauração deve incluir seus dados e seus metadados, pois eles estão entrelaçados; restaurá-los separadamente poderá causar novos problemas.
Uma plataforma de backup completa: Encontre um fornecedor que não faça apenas backup do Salesforce, mas cubra outras partes críticas de sua infraestrutura de nuvem híbrida. Por exemplo, máquinas virtuais, compartilhamento de arquivos, servidores físicos, máquinas virtuais na nuvem, Microsoft 365 e assim por diante.
Tradução Livre do Livro: Salesforce Backup for Dummies de Paul McFredies;
